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EQUIPOS KAIZEN: Cómo aplicar la metodología KAIZEN a los Equipos de Trabajo

¿Existe conexión entre la metodología KAIZEN y el COACHING? ¿Cómo podría aplicar KAIZEN a la gestión de recursos y construcción de mi EQUIPO? Equipos Kaizen: Vamos a hacerlo simple.

Lo primero que hay que saber qué es y para qué sirve la metodología KAIZEN:

KAI significa CAMBIO y ZEN significa BUENO. Clic para tuitear

Y se trata de un sistema de mejora continua que involucra a todos. Y quiénes son todos?  Toda la empresa y sus componentes.

Su origen es japonés y se desarrolla al terminar la segunda Guerra Mundial. En ese momento Japón enfrenta muchos problemas principalmente en su desarrollo industrial y se crea la JUSE (Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros) http://www.juse.or.jp/english/ con el fin de valorar nuevas acciones y recursos para remontar aquella preocupante situación.

En dichas reuniones se invitó a muchos expertos para ver qué hacer para “levantar” la situación empresarial a la que se enfrentaban tales como el Dr. William Edwards Deming (el gurú de la calidad total) https://historia-biografia.com/william-edwards-deming/ y Joseph Juran (entre otras acciones fue quien amplió la aplicación del llamado principio de Pareto a cuestiones de calidad) https://es.wikipedia.org/wiki/Joseph_Juran

La JUSE desarrolló KAIZEN como una metodología de acciones concretas y simples con el fin de no sólo conseguir remontar la industria y mantener la calidad de los productos y servicios, sino que dichas herramientas sean las que impulsen a las empresas a evolucionar y conseguir mejores resultados.

http://www.manufacturainteligente.com/kaizen/ ahí puedes encontrar un buen resumen de la metodología.

Mi definición de COACHING es ACCIÓN. Aunque si tuviese que dar una definición más técnica podría resumirlo como “el proceso a través del cual el coach acompaña al coachee para lograr sus objetivos”.

Por eso, desde mi perspectiva lo que une al KAIZEN y al COACHING, es la mejora continua: Tenemos una situación actual y trabajamos para una situación futura con un compromiso de mejora continua. Si además disponemos de experiencia en el trabajo con equipos y podemos aplicar la parte de MENTORING el resultado es la EXCELENCIA.

Cómo aplicar los sistemas fundamentales para los EQUIPOS KAIZEN.

Configurar un proceso de evolución en los equipos con herramientas de KAIZEN se puede convertir en una vía de gestionar la transformación desde el menos es más.

Cuanto más sencillo y simple, mejor. Ocuparse en vez de preocuparse.

 ¿Y por dónde empezar?

Kaizen se basa en unos sistemas fundamentales que se pueden gestionar de manera ágil y práctica con los EQUIPOS DE TRABAJO. Son 7 sistemas, aunque ahora vamos a ver los 3 iniciales y en posteriores artículos iremos ampliando información sobre el resto.

SISTEMA 01_ CONTROL DE CALIDAD TOTAL

La gestión de calidad total es una manera de mejorar haciendo uso de  todos los recursos humanos y de capital disponibles, mejorando todas las partes del negocio.

¿Cómo lo harían los Equipos Kaizen?

Este pilar implica involucrar a todos (todos implica a todos, desde el personal de limpieza al ejecutivo).

Trabajar en los valores del equipo, que no tienen por qué ser los de la empresa, ya que estamos hablando sólo del desarrollo como equipo. Diseñar una herramienta para valorar si se están poniendo en marcha cada semana, con el fin de hacer toma de conciencia del nivel de compromiso con el equipo y con el resultado de esos principios.

Esto nos ayudará a determinar si el equipo de verdad se siente alineado con lo que se realiza y sobretodo ver el nivel de constancia y visión compartida que tiene.

La calidad empieza cuando las personas del equipo están involucradas y sienten que sus principios están alineados con sus compañeros de trabajo.

SISTEMA 02_ JUST IN TIME

Sólo lo que se necesita, cuando se necesita y en la cantidad necesaria.

Este sistema se orienta a la eliminación de todo tipo de actividades que no agregan valor. Depurando un sistema de producción ágil y flexible que se centre específicamente en lo que el cliente quiere.

¿Cómo lo harían los Equipos Kaizen?

Sin duda hay que hacer un análisis de las tareas diarias de cada persona. Esa toma de conciencia individual nos ayudará a ver realmente la ”carga” laboral de cada persona dentro del equipo, nos ayudará a hacer un reparto más equitativo de funciones. De esta forma a valoraremos el trabajo en base a la demanda, es decir, a definir cada día de forma ágil y práctica las TAREAS MÁS IMPORTANTES y no demorar lo que realmente hay que hacer.

El equipo diseña inicialmente su panel de tareas y se comarte para que el resto pueda acompañar en este proceso de productividad. Cuando ya se ha hecho durante un tiempo se puede empezar a trasladar dicha info a otras herramientas más digitales tipo Trello https://trello.com/.

SISTEMA 03_ SISTEMA DE SUGERENCIAS

No importa el tamaño de lo que se proponga, todos los individuos pueden y deben sentirse partícipes de este proceso con el fin de levantar el estado de ánimo. Así cosecharemos nuevas ideas para la evolución de la empresa y de cada uno de los trabajadores.

¿Cómo lo harían los Equipos Kaizen?

Todos tienen que sentirse libres de aportar valor y conocimientos a la empresa. Un buzón de sugerencias sin poner nombre podría ser la solución inicial, sin embargo lo que realmente funciona es que cada persona aporte directamente y se le dé respuesta justificada de si se puede o no lleva a cabo el consejo. Con el equipo definir nuevas formas de que lleguen esas ideas y establecer un sistema de valoración y recompensa.  De esta manera que todos tengan acceso a hablar sin sentirse coaccionados, creando sintonía entre las partes y estableciendo una comunicación directa y bidireccional.

En definitiva, está destinado no sólo a motivar al personal, sino además a utilizar sus conocimientos y experiencias. Es una puerta abierta a las ideas de todos.

Conclusión

En un proceso de coaching de equipos sin duda las herramientas las tiene que diseñar el equipo. Ellos conocen mejor que nadie cómo y hasta dónde quieren llegar y de esta forma se hacen responsables de la puesta en marcha de su propia metodología.

Es posible que inicialmente te parezca complicado aunque no es necesario que cojas todos los sistemas y decidas implementarlo con tu equipo o en tus procesos. Sin embargo elige un de ellos, el que consideres más sencillo para empezar y a trabajar sobre él.

Pequeños pasos para obtener grandes resultados.

Te invito a que conozcas un poquito más de mi: Ana Castillo

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